Qué es la digitalización
Digitalizar documentos es convertirlos en imágenes que pueden verse en la pantalla de una PC. Para esto se utilizan escáners, equipos donde se colocan los papeles para ser "barridos".
Qué es una imagen
Cada documento (cada carilla) digitalizado se guarda en el disco de su PC con un nombre de archivo. Si usted digitaliza 5.000 carillas, se almacenarán 5.000 archivos en su PC, servidor, CD, etc.
Cómo se encuentra una imagen
El proceso de digitalización consta de dos pasos: el escaneado y el "indexado". Este último implica almacenar en una base de datos el nombre de cada imagen y la información por la cual será buscada. Luego, para encontrar una imagen usted consultará a la base de datos.
Se necesita un software para consultarlas?
Por lo general, sí. Por ejemplo: si usted digitalizó 10.000 fichas que contienen datos de personas, el software le solicitará que ingrese el apellido de la persona cuya ficha desea ver en pantalla. Una vez ingresado el apellido, el soft consultará a la base de datos y allí encontrará el archivo que contiene la imagen solicitada, y se lo mostrará.
Acerca de la calidad de las imágenes
Generalmente, y salvo requerimientos específicos, similar a una fotocopia, en blanco y negro. Técnicamente se denomina "escala de grises"
El espacio que ocupan
Suelen ocupar mucho espacio en disco, dependiendo de su resolución. De todos modos actualmente el costo de almacenamiento se ha reducido drásticamente. Generalmente la imagen de una hoja A4 ocupa de 80 a 120 kb.
En un CD ROM usted puede almacenar unas 7.000 imágenes.
En un DVD, puede almacenar 45.000 imágenes.
En un DVD dual layer, 90.000 imágenes.
En un disco rígido de 200 gb, aproximadamente 2.000.000 de imágenes.
Variación de los costos
Muchos factores inciden en los costos de la digitalización, que pueden variar sensiblemente. Estos son algunos:
Estado de los documentos. Existen escáners de alimentación automática que pueden procesar de 5 a 60 imágenes por minuto. Pero ciertos papeles delicados no pueden cargarse en escáners rápidos pues pueden romperse. Incluso en ciertos casos se deben utilizar escáners manuales, a una velocidad de una imagen por minuto.
Preparación de los documentos. Si están encarpetados o engrapados, se deben quitar todos esos elementos para dejar las hojas sueltas. Posteriormente, hay que volver a acomodarlos en el orden en que estaban.
Indexación. Este costo es crucial. Un documento de 5 hojas que sólo requiere un campo de indexación es mucho más económico que indexar 4 campos por cada hoja, por ejemplo. En el primer caso se carga un campo cada 5 hojas. En el segundo, 20 campos cada 5 hojas.
Calidad de la imagen. Un escáner de alimentación automática puede procesar, por ejemplo, 30 imágenes por minuto a calidad estándar blanco y negro. En cambio si se requiere mayor resolución o imagen color, el mismo escáner procesará 3 a 5 imágenes por minuto.