Esta situación puede estar relacionada con los otros temas que tratamos en este capítulo (depuración, informatización, unificación de archivos)

Cuando la documentación no se encuentra en el archivo, se deberá evaluar cuál es el costo de no encontrarla o cuánto tiempo se pierde hasta que un documento se encuentra. Con esa información se sabrá hasta dónde llegar con la organización.

 

Nuestra solución

En el caso de la clasificación manual, esta sería una alternativa básica: se asigna un pequeño grupo de personas que en poco tiempo deben revisar cajas y contenidos, clasificándolas físicamente según las áreas a las que pertenecen. Las cajas se identificarán con un número y se crearán planillas auxiliares que indicarán el origen de la documentación.