Qué es una "Administradora de Archivos"
Básicamente son empresas que ofrecen grandes galpones con extremas medidas de seguridad, con una infraestructura específicamente diseñada para almacenar cajas de cartón conteniendo documentación.
Cuáles son sus servicios
Los servicios básicos de esas empresas son:
Trasvase de la documentación a cajas de archivo (medidas aproximadas, 28 cm de altura, 38 de fondo, 34 de ancho)
Retiro de los archivos de sus oficinas
Traslado a los depósitos de la Administradora
"Referenciación" de la documentación, es decir, identificación del contenido de las cajas de archivo
Almacenamiento de las cajas identificadas en las estanterías de los depósitos
Gestión de consultas: reciben su pedido de consulta, buscan la documentación y se la entregan a domicilio. Luego vuelven a retirarla y a guardarla en la caja en que se encontraba
Depuración: cuando el plazo de guarda de ciertos documentos vence, la Administradora los destruye o se los devuelve, según sus instrucciones
Cuál es el costo
Este es muy variable dependiendo de varios factores: cantidad de documentación, complejidad y frecuencia de las consultas, etc.
En líneas generales el costo de guarda de cajas oscila entre los $ 0,50 y $ 0,80 por caja por mes, dependiendo de la cantidad.
Las consultas suelen facturarse por viaje, tanto de entrega como de devolución. Los valores rondan los $ 10 a $ 20 por viaje
Además, se deben considerar los costos iniciales, por única vez:
Valor de la caja de cartón (US$ 1,00)
Trasvase, transporte y referenciación (muy variable, desde $ 1,00 a $ 5,00 por caja, dependiendo de la complejidad)
Existen muchas empresas de este tipo?
Sí, y crecen a diario. En la ciudad de Buenos Aires y el conurbano existen más de 50 empresas. Citamos algunas que tienen presencia en la web:
Adea Administradora de Archivos
En el interior:
Centibox - Rosario, Pcia. de Santa Fe
Guisa - Santa Fe, Pcia. de Santa Fe
Interfile - Córdoba, Pcia. de Córdoba
Resguardo Documental - Córdoba, Pcia. de Córdoba